Spitalrat

Mitglieder

Der Spitalrat ist das oberste Führungsorgan des Universitätsspitals. Die sieben ordentlichen Mitglieder werden vom Regierungsrat des Kantons Zürich gewählt, die Wahl wird vom Kantonsrat des Kantons Zürich genehmigt. Die Mitglieder nehmen innerhalb des USZ keine Exekutivfunktionen wahr. Die Mitglieder des Spitalrats waren zuvor weder in der Spitaldirektion des USZ noch in der ZWZ AG tätig und stehen auch nicht in wesentlichen geschäftlichen Beziehungen mit dem USZ oder der ZWZ AG. Der Spitalrat konstituiert sich selbst.

*Die für das Gesundheitswesen zuständige Direktion des Regierungsrats sowie ein Mitglied des Universitätsrats sind im Spitalrat mit beratender Stimme vertreten, haben Antrags-, aber kein Stimmrecht (§ 10 Abs. 3 USZG).

Wahl und Amtszeit des Spitalrats

Die Amtsdauer beträgt vier Jahre, eine Wiederwahl ist möglich. Der Regierungsrat des Kantons Zürich regelt die Wahl und die Abberufung des Spitalrats. Die erstmalige Wahl der Mitglieder ist in der Tabelle in Ziff. 2.1 ersichtlich. Die Mitglieder des Spitalrats werden vom Regierungsrat des Kantons Zürich gewählt, die Wahl wird vom Kantonsrat des Kantons Zürich genehmigt.

Arbeitsweise des Spitalrats

Der Spitalrat tagt auf Einladung des Präsidenten. 2017 hat sich der Spitalrat zu elf Sitzungen getroffen. Die Mitglieder der Spitaldirektion nehmen an den Sitzungen des Spitalrats mit beratender Stimme teil.

Der Spitalrat ist beschlussfähig, wenn die Mehrheit der stimmberechtigten Mitglieder anwesend ist. Er fasst seine Beschlüsse mit dem einfachen Mehr der abgegebenen Stimmen, bei Stimmengleichheit hat der Präsident Stichentscheid. Die Mitglieder des Spitalrats treten in den Ausstand, wenn sie in einer Sache persönlich befangen sind. Über die Sitzungen wird Protokoll geführt.

Interne Organisation

Aufgabenteilung im Spitalrat

Personelle Zusammensetzung aller Ausschüsse Finanzausschuss des Spitalrats

Der Finanzausschuss (FA SR) unterstützt und begleitet den Spitalrat in Bezug auf alle Geschäfte im Zusammenhang mit Finanzen und Controlling. Der Finanzausschuss hat sich ein unabhängiges Urteil über die finanzielle Verfassung des Universitätsspitals zu bilden, indem er die finanzielle Entwicklung mit der Direktion Finanzen sowie der externen und internen Revision erörtert.

An den Sitzungen des Finanzausschusses sind in der Regel anwesend:

Die Aufgaben und Kompetenzen des FA SR sind im Reglement über den Finanzausschuss des Spitalrats geregelt und umfassen unter anderem:

• Vorbereitung aller Geschäfte im Bereich Finanzen und Controlling zuhanden des Spitalrats
• Beurteilung der Erreichung der finanziellen Ziele der Spitaldirektion
• Beurteilung von Ausführungsbestimmungen der Spitaldirektion zur finanziellen Führung
• Beurteilung der finanziellen Entwicklung; Kenntnisnahme und Besprechung der internen periodischen Finanzberichterstattung zuhanden des Spitalrats (Quartalsreporting, Zwischenabschluss, Trimesterberichte etc.)
• Beurteilung von Kreditübertragungen
• Beurteilung der Organisation und der Wirksamkeit des finanziellen Risikomanagements und des internen Kontrollsystems (IKS)
• Beurteilung von Leistung, Honorierung und Unabhängigkeit der beauftragten externen Revisionsstelle/n
• Begleitung der Umsetzung der Finanzstrategie; Review
• Begleitung von Projekten zur Weiterentwicklung des Rechnungswesens
• Beratung der Prüfberichte der internen und externen Revision: die ausführlichen Detailberichte abschliessend und die zusammenfassenden Berichte inklusive Stellungnahmen der Spitaldirektion zuhanden des Spitalrats

Der Finanzausschuss des Spitalsrats tagt mindestens vier Mal jährlich.

Personal- und Rechtspflegeausschuss des Spitalrats

Der Personal- und Rechtspflegeausschuss (PRA SR) unterstützt und begleitet den Spitalrat in Bezug auf Personalgeschäfte des Spitalrats.

Dem Personal- und Rechtspflegeausschuss gehören der Präsident des Spitalrats sowie die für das Ressort Personal zuständigen Spitalratsmitglieder an. Weitere Personen können beigezogen werden.

Die Aufgaben und Kompetenzen des PRA SR sind im Reglement über den Personal- und Rechtspflegausschuss des Spitalrats geregelt und umfassen unter anderem:

• Vorbereitung der Personalgeschäfte des Spitalrats inklusive Antragstellung
• Erlass von Anstellungsverfügungen sowie Abschluss von Anstellungsverträgen, gestützt auf Anstellungsbeschlüsse des Spitalrats
• Erlass von Kündigungsverfügungen sowie Abschluss von Trennungsvereinbarungen, gestützt auf Trennungsbeschlüsse des Spitalrats
• Beurteilung der Spitaldirektionsmitglieder sowie Festsetzung der Lohnentwicklung und der variablen Lohnanteile auf Antrag der/des Vorsitzenden der Spitaldirektion
• Erlass weiterer personalrechtlicher Verfügungen für Personen, deren Anstellungsbehörde der Spitalrat ist, mit Ausnahme von Freistellung, Einstellung im Amt und Versetzung
• Rekrutierung und Ernennung von Direktionsmitgliedern sowie Klinik- und Institutsdirektorinnen- und -direktoren zuhanden des Spitalrats
• Erlass von Anordnungen im Namen des Spitalrats
• Einsicht in Personaldossiers und Befragung Auskunftspersonen für Aufgabenerfüllung
• Rechtspflege, vorbereitend zuhanden des Spitalrats

Ausschuss für die Kommunikation in Sachen bauliche Weiterentwicklung des USZ

Der Spitalrat setzt für die Kommunikation in Sachen bauliche Weiterentwicklung am USZ den Ausschuss für Kommunikation (AKom SR) ein. Dem AKom SR gehören sechs Mitglieder aus Spitalrat und Spitaldirektion an. Weitere Personen können beigezogen werden.

Die Aufgaben und Kompetenzen des AKom SR sind im Reglement über den Ausschuss für die Kommunikation in Sachen bauliche Weiterentwicklung geregelt und umfassen unter anderem:

• Definition von aus Sicht Kommunikation und PR strategisch relevanten Projekten in Sachen bauliche Weiterentwicklung USZ sowie Erkennung von weiteren solchen Projekten
• Festlegung der Schwerpunkte und Inhalte der Kommunikation und der begleitenden PR-Massnahmen zu diesen Projekten
• Koordination und Steuerung (sowohl übergreifend als auch projektbezogen) der Kommunikation sowie der PR-Massnahmen zu diesen Projekten und Einbettung in externe und interne Unternehmenskommunikation sowie in laufende Projekte und Prozesse am USZ
• Vertretung des Spitalrats oder CEO/Vorsitzender der Spitaldirektion kann jederzeit beantragen, dass ein bestimmtes Geschäft dem Spitalrat zur Beschlussfassung unterbreitet wird.

Der AKom SR tagt nach Bedarf auf Einladung des Vorsitzes, in der Regel alle zwei Monate.

Kooperations- und Beteiligungsausschuss

Zur Steuerung und Weiterentwicklung der strategischen Kooperationen führt der Spitalrat einen Kooperations- und Beteiligungsausschuss (KBA SR). Aus dem Ausschuss ergehen Aufträge an die Spitaldirektion oder Anträge an den Spitalrat. Dem KBA SR gehören drei Mitglieder aus dem Spitalrat an. Weitere Personen können beigezogen werden.

An den Sitzungen des KBA SR sind in der Regel anwesend:

Die Aufgaben und Kompetenzen des KBA SR sind im Reglement über den Kooperations- und Beteiligungsausschuss des Spitalrats geregelt und umfassen unter anderem:

• Identifikation, Prüfung und Beurteilung möglicher Kooperationen/Beteiligungen/ Auslagerungen
• Vorbereitung von Geschäften in diesem Bereich zuhanden des Spitalrats
• Unterstützung der Spitaldirektion in Verhandlungen
• Abholen von Vorentscheidungen beim Spitalrat

Der KBA SR tagt nach Bedarf auf Einladung des Vorsitzes, in der Regel alle drei Monate.

Kompetenzregelung zwischen Spitalrat und Spitaldirektion

Spitalrat

Die Funktionen und Aufgaben des Spitalrats sind in § 11 Abs. 3 des USZG vom 19. September 2005 geregelt. Der Spitalrat:

• ist das obererste Führungsorgan des Universitätsspitals
• ist verantwortlich für die Erfüllung der kantonalen Leistungsaufträge
• schliesst Leistungsvereinbarungen mit den zuständigen Direktionen des Regierungsrats ab
• regelt die Zusammenarbeit mit Hochschulen und schliesst Verträge ab
• stellt bei der für das Gesundheitswesen zuständigen Direktion des Regierungsrats Antrag zum Leistungsgruppenbudget
• verabschiedet den Entwicklungs- und Finanzplan zur Kenntnisnahme an den Regierungsrat
• verabschiedet den Geschäftsbericht, die Jahresrechnung und den Antrag zur Verwendung des Gewinns oder zur Deckung des Verlusts zuhanden des Regierungsrats
• erlässt sein Organisationsreglement
• erlässt das Spitalstatut, das Personalreglement, das Finanzreglement, die Taxordnung sowie weitere Reglemente
• legt die Unternehmensstrategie fest
• legt die weiteren Leistungen gemäss § 3 Abs. 3 des USZG fest
• ernennt die Mitglieder der Spitaldirektion und legt den Vorsitz und dessen Kompetenzen fest
• ernennt die Klinik- und Institutsdirektorinnen und -direktoren
• übt die Aufsicht über die mit der Gesch.ftsführung betrauten Personen aus
• behandelt Rekurse gegen Anordnungen der Spitaldirektion
• regelt die erstinstanzliche Entscheidbefugnis der Organe und Organisationseinheiten des Universitätsspitals

Die Organisation des Spitalrats ist im Organisationsreglement des Spitalrats des Universitäts- Spitals Zürich (OR SR) geregelt.

Soweit das USZG, das Spitalstatut oder andere Reglemente oder der Spitalrat in einem Beschluss eine Kompetenz nicht ausdrücklich an den Spitalrat oder andere Organe delegiert haben, ist die Spitaldirektion für alle Entscheidungen des USZ zuständig und verantwortlich.

Spitaldirektion

Funktionen und Aufgaben der Spitaldirektion gemäss § 12 des USZG vom 19. September 2005. Die Spitaldirektion:

• ist das operative Führungsorgan des Universitätsspitals und vertritt dieses gegen aussen
• besteht aus der Leiterin oder dem Leiter der Verwaltung, des Pflegedienstes und des ärztlichen Dienstes. Sie kann mit Vertreterinnen oder Vertretern weiterer Bereiche erweitert werden. Der Spitalrat legt den Vorsitz und dessen Kompetenz fest.
• stellt die Wirtschaftlichkeit der Betriebsführung sicher
• erstellt den Geschäftsbericht, die Jahresrechnung und den Antrag zur Verwendung des Gewinns oder zur Deckung des Verlusts zuhanden des Spitalrats
• erstellt den Entwicklungs- und Finanzplan zuhanden des Spitalrats
• führt alle weiteren Geschäfte, die keinem anderen Organ übertragen sind

Die Organisation der Spitaldirektion ist im Organisationsreglement der Spitaldirektion des UniversitätsSpitals Zürich (OR SDI) geregelt.

Informations- und Kontrollinstrumente gegenüber der Spitaldirektion

Der Spitalrat wird grundsätzlich monatlich über die laufenden Geschäfte, Finanzen und wichtigen Ereignisse des USZ informiert.

Der Spitalrat wird periodisch über den Stand des Risikomanagements, des Internen Kontrollsystems und der Revisionen am USZ informiert. Darüber hinaus erstattet die Spitaldirektion dem Spitalrat drei Mal im Jahr ausführlich Bericht über die finanzielle Entwicklung und den Umsetzungsgrad der Jahresziele. Der Finanzausschuss des Spitalrats sowie der Spitalrat erhalten zudem alle Berichte der Vertiefungs- und Schlussrevision der Kantonalen Finanzkontrolle, die Prüfberichte der Operational/Internal Audits sowie der weiteren Spezialrevisionen. Es wird ein zentrales Inventar sämtlicher im Rahmen der verschiedenen Revisionen vorgeschlagenen Massnahmen geführt und die Umsetzung überwacht.

Risikomanagement

Das UniversitätsSpital Zürich hat 2014 das Risikomanagement formalisiert und dabei das Modell der drei Linien herangezogen. Das Modell der drei Linien unterstützt die Spitaldirektion und den Spitalrat bei der Identifikation und Bewirtschaftung von Risiken. Die erste Linie sieht primär eine Risikosteuerung in den Geschäftsbereichen und -prozessen vor (Management Controls), die zweite Linie wird durch interne Risiko- und Compliance-Funktionen (Risk Controls) wahrgenommen, und die dritte Linie stellen die unabhängigen externen Überwachungsorgane sicher (Assurance). Dieser Ansatz zeigt systematisch auf, mit welchen Instrumenten welche Risiken abgefangen werden sollen und wo allenfalls Lücken bestehen.

Jährlich werden aus den verschiedenen Risikomanagementinstrumenten die Top-Risiken USZ zusammengetragen, anhand eines gemeinsamen Rasters bewertet und standardisiert an die Spitaldirektion und den Spitalrat kommuniziert. Zusätzlich werden die eingetretenen Risiken/ Gefahren des abgelaufenen Geschäftsjahrs einheitlich kommuniziert.

Der Finanzausschuss des Spitalrats wird je Trimester summarisch und mindestens einmal jährlich detailliert über den Stand des Risikomanagements USZ informiert.

Revisionen

Die Finanzkontrolle des Kantons Zürich führt gemäss Finanzkontrollgesetz des Kantons Zürich die Prüfung der Jahresrechnung des USZ sowie risikoorientierte Vertiefungsprüfungen durch. Die Prüfmethode richtet sich nach den Schweizer Prüfungsstandards und den Standards des Institute of Internal Auditors (IIA).

Das Revisionsmandat Internal/Operational Audit ist seit 2011 ausgelagert und wird seit 2015 von PricewaterhouseCoopers durchgeführt. Die Prüfmethode richtet sich nach den Standards des Institute of Internal Auditors (IIA).

Zusätzlich zur Prüfung der Jahresrechnung sowie zu den risikoorientierten Vertiefungsprüfungen der Kantonalen Finanzkontrolle und den Internal/Operational Audits durch PwC finden weitere Spezialrevisionen durch Dritte statt. Dazu gehören die Kodierrevision der Gesundheitsdirektion des Kantons Zürich, die Revision des Staatsbeitrags durch die Gesundheitsdirektion sowie externe Leistungserfassungsrevisionen.

Das Prüfprogramm wird jährlich mit der Kantonalen Finanzkontrolle und den übrigen Prüfern abgestimmt. Die Prüfthemen werden auf Antrag des Finanzausschusses durch den Spitalrat festgelegt und genehmigt. Dieser nimmt auch die Prüfberichte ab. Die Berichte umfassen die Umschreibung des Prüfgegenstands und des Vorgehens, die Prüffeststellungen, deren Bewertung, die Umsetzungsempfehlungen der Prüffirmen und die Stellungnahmen der für die Umsetzung verantwortlichen internen Stellen.

Internes Kontrollsystem IKS

Das UniversitätsSpital Zürich betreibt ein Internes Kontrollsystem IKS, das sich an das international anerkannte COSO-I-Rahmenwerk für die Interne Kontrolle anlehnt. Beim Umfang sowie bei der Qualität werden die Mindestanforderungen des Schweizer Gesetzgebers gemäss Obligationenrecht und des Kantons Zürich gemäss Gesetz über Controlling und Rechnungslegung (CRG) bzw. Rechnungslegungsverordnung (RLV) berücksichtigt. Das UniversitätsSpital Zürich versteht das Interne Kontrollsystem als Aufgabe zur kontinuierlichen Verbesserung der finanzrelevanten Prozesse, das IKS soll unterstützend wirken bei der Einhaltung von Gesetzen, internen sowie externen Vorschriften, beim Schutz des Geschäftsvermögens, bei der Überwachung von Fehlern und Unregelmässigkeiten sowie bei der Erfüllung der Anforderungen an die Buchführung und die finanzielle Berichterstattung.

Legal Compliance

Der Spitalrat trägt als oberstes Führungsorgan die Verantwortung für die Compliance. Die seit 2014 bestehende Funktion des Compliance-Beauftragten ist deshalb seit 2016 dem Spitalrat zugeordnet. Aufgabe des Compliance-Beauftragten ist es, mit dem Aufbau eines Compliance- Managements-Systems das UniversitätsSpital Zürich sowie dessen Mitarbeitende und Organe bei der Sicherstellung der Compliance zu unterstützen und die negativen Folgen von Non-Compliance zu vermeiden. Grundlage für das Compliance-Management-System bildet das Compliance-Risikomanagement. Dieses wird mit dem Risikomanagement des UniversitätsSpitals Zürich koordiniert, indem die wesentlichen Compliance-Risiken Bestandteil des unternehmensweiten Risikomanagements werden. Der Spitalrat wird regelmässig über den Stand der Compliance im UniversitätsSpital Zürich informiert.